Vanliga frågor och svar

Hur fungerar tjänsten?

Du skapar enkelt ett konto med BankId i Intrum Billify, oavsett vilken tjänst du ska ha. Inne i tjänsten har du tillgång till Intrums alla produkter och du väljer att använda det som passar dig. Dessutom betalar du bara för det du använder. Precis som det ska vara. 

Sitter du fast i ett avtal hos en annan leverantör? Ingen fara.

Kontakta oss på telefon: 031 - 61 69 90 så hjälper vi dig.

Vi rekommenderar att du skickar en enda påminnelse till din kund. Vår erfarenhet är att det till och med kan bli svårare att få betalt om man skickar flera påminnelser. Det kostar dig dessutom både tid och pengar att låta din kund dra ut på betalningen. Se hur Företagarna ser på det. 

För att minska risken för att problem uppstår vid betalning av fakturan bör alltid förfallodag, ränta och eventuell påminnelseavgift specificeras i avtalet med din kund.

Det bestämmer du själv och vare sig för kort tid, eller för lång tid är att rekommendera. Vanligast brukar 10, 14 eller 30 dagar anges.

Pris

Vi debiterar 99 kr per månad för faktureringstjänsten, de månader du fakturerar. Utöver det tar vi 8 kr för porto/print om du valt det distrubitionssättet och om du valt webbfaktura debiteras du 0kr.  

Månadsavgiften är en kostnad för Intrum Billifys faktureringstjänst, den avgiften debiteras enbart de månader då du skickar fakturor. Om du inte skickar fakturor utan endast skickar påminnelser eller använder inkassot, så debiterar vi inte någon månadsavgift.

 

Du som fordringsägare kan ta ut 60 kronor i påminnelseavgift och det bör stå i avtalet mellan dig och din kund eller i dina allmänna villkor. I Intrum Billify läggs den kostnaden på din obetalda faktura automatiskt när påminnelsen skickas.

När din kund har betalat uppdateras det i Intrum Billify när vi mottagit betalningen, samtidigt gör vi en utbetalning till ditt angivna bankkonto. Det kan dröja en bankdag innan du får dina pengar beroende på vilken bank du har.

Intrum tar betalt för olika delar i Intrum Billify, beroende på vilka tjänster du använder. Exempel: Om du bara använder tjänsten inkasso i Intrum Billify, betalar du bara för den tjänsten. 

Fakturering

För att skicka en webbfaktura behöver du din kunds e-postadress. När du skapat fakturan väljer du "Skicka som webbfaktura". Resten sköter vi.

Öppna fakturan, klicka på "Dokument och bilagor". Där kan du öppna pdf-fakturan och spara den på ditt skrivbord.

Intrum Billify skickar antingen en pappersfaktura eller en webb-faktura. I webbfakturan kan din kund välja att skriva ut en kopia av fakturan i pdf-format. Om du även vill skicka en pdf-faktura direkt till din kund får du först spara fakturan som pdf och sedan skicka den via ditt normala e-postprogram.

Fakturanummer är ett löpnummer som varje faktura måste ha. Det är fakturans identitet, och bör enligt bokföringslagen inte ha några sekvensluckor.

Om du och din kund har avtalat om både förfallodag och ränta kan du beräkna ränta från förfallodagen med den procentsats som ni har avtalat. Om ni inte har avtalat om varken förfallodag eller ränta kan du ändå ta ut dröjsmålsränta, men hur du ska göra det beror på om kunden är ett företag eller en privatperson. När kunden är ett företag kan du räkna ränta (referensränta + 8 %) från den dag som infaller 30 dagar efter fakturadatumet. När det gäller ett företag behöver du inte meddela kunden att du kommer ta ut ränta. Om kunden däremot är en privatperson behöver du meddela att ränta kommer att tas ut om betalningen uteblir. Det ska göras 30 dagar före datumet då räntan börjar räknas. En bra rutin är att alltid skriva på fakturan att ränta kommer tas ut efter 30 dagar.

Företag- och/eller personnamn måste vara med. Adress och/eller mejladress beroende på hur du ska skicka fakturan. Det är också mycket bra om det finns organisations- eller personnummer med på fakturan.

Om din kund invänder mot fakturan kan vi inte längre använda inkassoåtgärder för att få betalt. I så fall måste betalningsansvaret för fakturan istället avgöras genom stämning hos Tingsrätten. Om din kund invänder mot fakturan till oss hör vi alltid av oss till dig för att meddela din kunds inställning. Vi försöker alltid få er att lösa tvisten innan vi föreslår en stämning.

  1. Om du står i fakturalistan kan du klicka på ”Skapa ny faktura” uppe till vänster, annars når du alltid faktura-vyn genom att klicka ”Skapa faktura” uppe till höger.
  2. Klicka på ”Lägg till mottagare” direkt på fakturan.
  3. Du kan söka efter en mottagare genom att skriva in de 3 första bokstäverna i namnet. Klicka på ”Ny kund” för att spara mottagaren till ditt kundregister.
  4. Klicka på ”Lägg till rad” för att skapa en faktura-rad.
  5. Du kan söka efter en artikel genom att skriva in de 3 första bokstäverna på artikeln i fältet för artikelnamn. Klicka på ”Spara till register” för att spara artikeln till ditt artikelregister.
  6. Du kan ändra på pris, enhet, moms och antal direkt på artikelraden
  7. För att lägga till fler artikelrader klickar du på ”Lägg till rad”
  8. Skriv en personlig hälsning till din kund på ”Lägg till ett meddelande”
  9. Du kan förhandsvisa fakturan uppe till höger, en ny flik öppnas då i din webbläsare.
  10. När du är nöjd med fakturan klickar du på ”Nästa steg”
  11. Välj därefter hur du vill att vi ska skicka fakturan åt dig och välj sedan ”Spara och skicka”.

I vyn "Fakturor" följer du den senaste statusen på alla dina fakturor. Du kan även här välja en åtgärd för fakturan genom att klicka på pilen som dyker upp när du håller muspekaren på fakturan. Du kan även klicka dig in på en faktura för att läsa mer om fakturan och följa fakturans tidslinje.

En påminnelse skickas 5 dagar efter förfallodatum på din förfallna faktura. 

Du kan kreditera en faktura under åtgärder. Det är en pil som dyker upp när du håller muspekaren över fakturan i fakturavyn. Du kan även kreditera den inne på fakturan under "Välj åtgärd". Om originalfakturan skickas som fysisk faktura kan den ha hunnit skickas till din mottagare.

För att lägga till Rot eller Rut behöver du ha F-skattsedel för ditt företag.

  1. Fyll i dina artiklar på fakturan och mottagare.
  2. Klicka sedan på plustecknet vid Rot/Rud-avdrag.
  3. Välj högst upp vad för typ av arbete det är genom att klicka på plustecknet brevid artikeln som du ska göra avdrag för.
  4. Välj därefter hur många köpare det är och hur deras avdrag ska fördelas.
  5. Är det ett ROT-avdrag ska även fastighetsbeteckning anges.
  6. Spara därefter dit Rot/Rut-avdrag för att lägga till det på fakturan.
  7. På ”Lägg till meddelande” kan du addera text om var arbetet är utfört om du så önskar.
  8. Klicka på ”Förhandsvisa” för att se hur fakturan kommer att se ut när kunden får den.
  9. När du är nöjd klickar du på ”Nästa steg”, väljer hur du vill att vi ska skicka fakturan åt dig och sen klickar du på ”Spara och skicka”.
  10. När fakturan är betald kommer du under rapporter, Rot/Rut, kunna göra färdiga ansökningar för att skicka in till Skatteverket.

Nej, det är inte tillåtet att kombinera både Rot och Rut på en och samma faktura.

Idag kan alla företag som har ett svenskt organisationsnummer använda Intrum Billify. 

Idag kan alla företag som har ett svenskt organisationsnummer använda Intrum Billify. Har du ett företag utanför Sverige rekommenderar vi istället våra andra faktureringstjänster. Läs mer här

Du kan öppna en faktura i Intrum Billify och se den historik som finns till höger om fakturan.

Idag når du Intrum Billify från din dator, surfplatta och mobil. Intrum Billify är byggt så det ska gå att använda från den enhet du sitter på. Vi bygger tjänsten med stöd av våra kunder så tycker du att vi borde ha en app eller något annat smart, kan du maila ditt förslag direkt till: billify@intrum.com

Om du och din kund har avtalat om både förfallodag och ränta kan du beräkna ränta från förfallodagen med den procentsats som ni har avtalat. Om ni inte har avtalat om varken förfallodag eller ränta kan du ändå ta ut dröjsmålsränta, men hur du ska göra det beror på om kunden är ett företag eller en privatperson. När kunden är ett företag kan du räkna ränta (referensränta + 8 %) från den dag som infaller 30 dagar efter fakturadatumet. När det gäller ett företag behöver du inte meddela kunden att du kommer ta ut ränta. Om kunden däremot är en privatperson behöver du meddela att ränta kommer att tas ut om betalningen uteblir. Det ska göras 30 dagar före datumet då räntan börjar räknas. En bra rutin är att alltid skriva på fakturan att ränta kommer tas ut efter 30 dagar.

De fakturor som skickas från Intrum Billify skickas med svensk text och svenskt bankgiro i dagsläget.

 

På företagsinställningar under fliken "Standardinställningar" kan du ändra startnummer på din fakturaserie.

Har du skickat en faktura utanför Intrum Billify, behöver du gå in och ändra startnummer i Intrum Billify för att få rätt i din fakturanummerserie.

Idag kan du skicka en faktura som webbfaktura för att du ska kunna följa förloppet när din kund öppnat fakturan. 

Om du ändå vill skicka en pdf, till exempel till en inläsningscentral på ett större bolag, kan du i dagsläget gå in på fakturavyn, efter att du skickat fakturan som webbfaktura, och öppna "dokument och bilagor". Där laddar du då ner pdf:en och skickar den själv via egen mail.

Om din kund inte betalar i tid kommer du behöva göra detta på nytt när en påminnelse skickats ut. 

När du väljer att skicka din faktura till kund via e-post, får din kund ett mejl med en länk till webbfakturan. Där kan du och din kund kommunicera och prata om webbfakturan. På så sätt kan ni klara upp frågetecken tidigt och motverka förlängda kredittider eller annat tråkigt som försenar betalningen till dig.

Kundregister

Öppna kundregistret för att lägga in dina kunder.

  1. Fyll i org-personnummer och välj om det är en privatperson eller ett företag.
  2. Om vi har information från Creditsafe om din kund så fylls de fälten i automatiskt för dig.
  3. När du fyllt i din information om kunden sparar du kunden till registret genom att klicka på ”Spara”.

Just nu kan du inte ladda upp ett register utan du behöver lägga in dem manuellt.

Du kan klicka på rubrikerna för att sortera i ditt register.

Du kan klicka på en kund och ändra på informationen om din kund. Klicka på "Uppdatera" när du är klar. Ändringarna börjar gälla direkt för kommande händelser.

Artiklar

Öppna artikelregistret för att lägga in dina artiklar.

  • Klicka på ”Ny artikel”.
  • Fyll i information om din artikel.
  • Ange artikelnamn, pris, moms och enhet.
  • Ange artikelregister om du inte vill ha ett automatiskt nummer.
  • Om du lägger till vinstmarginal så är det inget din kund ser.
  • När du fyllt i din information om artikeln sparar du artikeln till registret genom att klicka på ”Spara”.

Du kan klicka på en artikel och ändra på informationen om din artikeln. Klicka på "Uppdatera" när du är klar. Du kan även avaktivera en artikel så den inte dyker upp när du skapar dina fakturor. Ändringarna börjar gälla direkt för kommande händelser.

Inkasso

Ett inkassokrav ska betalas genast, men om man ska ta ärendet vidare till Kronofogden bör man vänta med detta cirka 8 dagar, enligt god inkassosed.

Om du har skickat din kunds obetalda faktura till inkasso och ångrar dig betalar du för de åtgärder vi hunnit genomföra. Har vi gått vidare till Kronofogden behöver du betala de utlägg vi haft, det är mellan 300kr-900kr, beroende på hur lång i processen vi är. Annars kostar det inget att avbryta ett inkassoärende. Om du väljer att avsluta ärendet för att du fått en betalning direkt till dig, kom ihåg att boka betalningen först.

Det kan bero på flera olika saker, men ganska vanligt är att kunden inte går att få tag på eller att Kronofogden har långa handläggningstider. En annan vanlig orsak är så klart att kunden inte har några pengar att betala med.

Nej, de kostnader du har hos oss är för de tjänster du anlitat oss för.

Om det konstateras under vanlig inkassohantering att din kund inte har möjlighet att betala sin skuld, kan vi aktivt bevaka och hantera fordran tills den är betald. Detta är ett bra sätt för dig att få betalt på längre sikt stället för att skriva av fakturan.

Om du har en fråga om ett inkassoärende och vill prata med din handläggare kan du vända dig direkt till inkassoteamet.

E-post: b2b@intrum.com, Telefon: 08-616 76 21

Det finns flera sätt att skapa ett inkassoärende inne i Intrum Billify

För fakturor som du skickat via Intrum Billify

  • Du kan klicka på "Åtgärd" inne på fakturan som förfallit och välja att skicka fakturan på inkasso.
  • Du kan även välja "Skicka till inkasso" under fakturastatus som visar sig när du håller muspekaren över fakturastatusen i fakturavyn.

 

För fakturor som du skickat utanför Intrum Billify

  • Du kan klicka på "Inkasso" i den vänstra huvudmenyn. Där inne klickar du på "Nytt inkasso" och följer stegen. 
  • Du kan även välja uppe till vänster i huvudmenyn att klicka på "Ny inkasso" som visar sig om du klickar på pilen bredvid "Ny faktura".

Har du frågor kan du kontakta oss på supporten, så hjälper vi dig direkt.

E-post: billify@intrum.com Telefon: 031 - 61 69 90

Om din kund säger att fakturan som du skickat på inkasso i Intrum Billify inte är korrekt och man inte kan komma överens, anses ärendet som tvistigt.

När ett ärende är tvistigt kan man inte fortsätta inkassoprocessen. Intrums jurister kan hjälpa dig att ta ärendet vidare till tingsrätten om rätt förutsättningar finns.

Har ditt ärende blivit tvistigt efter att du registrerat det i Intrum Billify, kan du alltid kontakta ditt inkassoteam för rådgivning:

E-post: b2b@intrum.com, Telefon: 08-616 76 21

Betalningar

Vad bra att du fått betalt! Kontakta oss så hjälper vi dig med att uppdatera i Intrum Billify.

E-post: billify@intrum.com Telefon: 031-61 69 90

En betalning som inkommit kan ta en bankdag innan den syns i Intrum Billify.

Om din kund betalar för lite så kommer fakturainformationen uppdateras till det aktuella skuldbeloppet. Om din kund inte betalar in detta i tid kommer en påminnelse skickas ut på det resterande beloppet.

Om din kund har betalat för mycket kan du kontakta vår support så hjälper vi till att korrigera detta.

E-post: billify@intrum.com Telefon: 031-61 69 90

Om du använder tjänsten och delar i den som har en kostnad kommer Intrum innehålla dessa kostnader först när din kund betalt på en faktura. Det innebär att vi minimerar fakturorna till dig genom att kvitta dina kostnader för tjänsten på den första fakturan som betalas den månaden. Skulle dina kunder aldrig betala kommer vi skicka ut en faktura efter 6 månader på de innestående kostnader du har hos oss. Du har specifikationen för hur mycket du använt Intrum Billify för i avgiftsrapporten.

När din kund har betalat uppdateras det i Intrum Billify när vi mottagit betalningen, samtidigt gör vi en utbetalning till ditt angivna bankkonto. Det kan dröja en bankdag innan du får dina pengar beroende på vilken bank du har.

Dina kunder kan idag betala med QR-kod på fakturan, scanna betalningsinformationen direkt i sin bankapp eller betala som vanligt. Just nu finns inte Swish på fakturor från Intrum Billify. 

Rapporter

Rapporter finns under menyvalet Rapporter. För din Rot/Rut-rapportering till Skatteverket finns en export i html som du laddar ner på de betalningar som är gjorda och färdiga att ansöka för. Denna rapport sparas oftast under dina nedladdade filer på datorn. I Intrum Billify står det sedan hur du ska gå tillväga när du laddar upp rapporten hos Skatteverket.

Under rapporter i Intrum Billify finner du: din kundreskontra, betalningar som gjorts, en avgiftsrapport för Intrum Billify samt rot/rut-rapporter. 

Nej du har allt sparat i Intrum Billify. Om du någon gång skulle avsluta ditt konto hos oss behöver du spara ner din historik hos oss innan du säger upp ditt konto. Men annars ligger den sparad hos oss, även om du inte använder tjänsten varje månad.

Dina inkassorapporter kommer du få per post från Intrum.

Frågor om mitt konto

Du kan enkelt registrera dig här. Har du en tjänst hos oss redan idag och vill byta till Intrum Billify kan du kontakta: billify@intrum.com så hjälper vi dig. 

Sitter du fast i ett avtal med din nuvarande leverantör? Inga problem, du slipper betala månadsavgift hos oss under uppsägningstiden hos din nuvarande leverantör. Maila en kopia på din uppsägning till oss, så hjälper vi dig direkt.

Du klickar högst upp till höger där din mejladress står, där kan du klicka på företagsinställningar och ändra dina uppgifter.

Om du vill ändra dina bankuppgifter måste du kontakta vår support.
E-post: billify@intrum.com
Telefon: 031-61 69 90

Just nu kan du ha en användare i tjänsten, men vi kommer inom kort ordna så du kan lägga upp fler användare till ditt företagskonto. Vi kommer berätta för dig när det är klart.

I dagsläget kan ett bolag vara uppkopplat mot Intrum Billify. Har du fler bolag behöver du ha ett separat konto för detta bolag. Vi kommer berätta när det är möjligt att ansluta flera bolag.

På företagsinställningar under fliken "Generellt" lägger du till att du är registrerad för moms och innehar F-skatt.

På företagsinställningar under fliken "Generellt" finner du ditt avtal längst ner på länken "Allmänna villkor".